Gästedaten sind das Sensibelste,
was Sie verwahren.
Ausweisdokumente, Zahlungstoken, Adressen, Aufenthaltshistorie. HotPilot ist so gebaut, dass diese Daten verschlüsselt bleiben, innerhalb Ihrer Hausgrenze bleiben und jedes Mal eine Spur hinterlassen, wenn jemand sie anfasst.
Das Problem
„Wir nehmen Sicherheit ernst“ ist keine Antwort
Ein Hotelsystem enthält Ausweisdokumente, Zahlungstoken und die Bewegungen jedes Gastes, der je da war. Wenn ein Datenschutzbeauftragter, eine Bank oder ein Firmenkunde fragt, wie diese Daten geschützt sind, überlebt „liegt in der Cloud“ die Rückfrage nicht — und nach DSGVO haftet das Hotel als Verantwortlicher, nicht der Anbieter.
Die Lösung
Antworten, die Sie an Ihren Datenschutzbeauftragten weiterleiten können
Verschlüsselung jeder sensiblen Spalte, eine Mandantengrenze, die in der Datenschicht statt in jeder Abfrage durchgesetzt wird, Rechte über 153 einzelne Operationen und ein Audit-Log, das festhält, wer was gelesen hat. Jede Aussage auf dieser Seite steht für einen Mechanismus, den Sie sich vorführen lassen können.
PLATTFORMSICHERHEIT
Was die Daten tatsächlich schützt
Verschlüsselung im Ruhezustand
Ausweisdokumente, Zahlungsdaten und Integrations-Secrets sind in der Datenbank verschlüsselt, nicht nur auf der Platte darunter.
Mandantentrennung
Jedes Haus ist eine harte Grenze in der Datenschicht, sodass die Abfragen eines Hotels die Datensätze eines anderen nicht einmal versehentlich erreichen.
Rollenbasierter Zugriff
153 einzelne Operationen, sechs Standardrollen und beliebig viele eigene — Mitarbeitende sehen genau die Bildschirme, die ihre Arbeit braucht.
Audit-Log
Logins, PII-Zugriffe, Preisänderungen, Erstattungen und Rechteänderungen werden mit Nutzer, Zeitstempel und IP festgehalten.
Keine Kartennummern gespeichert
Kartendaten gehen direkt an Ihr Payment-Gateway. HotPilot behält einen Token und die letzten vier Ziffern, nie eine Nummer, die abfließen könnte.
EU-Infrastruktur
Die Daten liegen in der Europäischen Union auf verwalteter Infrastruktur, mit Transportverschlüsselung auf jeder Verbindung.
Backups & Wiederherstellung
Automatische Backups mit Point-in-Time-Recovery — ein Versehen ist damit eine Unannehmlichkeit, kein Vorfall.
Eingegrenzter KI-Zugriff
KI-Assistenten handeln über dasselbe Rechtesystem wie ein Mensch — eine KI kann nicht lesen, was die angemeldete Rolle nicht lesen darf.
DSGVO & DATENSCHUTZ
Der Papierkram, schon erledigt
Rechtsgrundlage dokumentiert
Jede Kategorie personenbezogener Daten, die wir verarbeiten, ist mit Zweck und Rechtsgrundlage in unserem Datenverzeichnis dokumentiert.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Sie sind Verantwortlicher, HotPilot ist Auftragsverarbeiter. Ein AVV ist verfügbar und Teil des Vertrags.
Einwilligung & Cookies
Ein Consent-Banner auf jeder Kundenwebsite hält Analyse- und Marketing-Tags je Kategorie zurück, bis der Besucher zustimmt.
Recht auf Löschung
Gästedaten können auf Anfrage gelöscht oder anonymisiert werden, auch in den Systemen, in die sie synchronisiert wurden.
Aufbewahrungsfristen
Jede Datenkategorie hat eine definierte Aufbewahrungsfrist, die automatisch angewendet wird statt in jemandes Kalender zu stehen.
Unterauftragsverarbeiter-Register
Jeder Dritte, der Daten berührt, ist öffentlich gelistet — mit seiner Funktion und seinem Standort.
Gesetzliche Gästemeldungen
Meldeexporte für Bulgarien, Griechenland und die Türkei entstehen aus denselben Daten, im Format der jeweiligen Behörde.
Meldeverfahren bei Vorfällen
Ein definierter Meldeweg, damit die 72-Stunden-Frist durch einen Prozess eingehalten wird und nicht durch Improvisation.
Funktionen
Sehen Sie es — glauben Sie es uns nicht einfach
Der Housekeeping-Bereich braucht keine Umsatzzahlen
Sechs Standardrollen decken die übliche Hotelstruktur ab, und jede gewährt eine präzise Teilmenge von 153 Operationen. Rolle duplizieren, anpassen, zuweisen — die Rezeption bekommt 32 Operationen, Housekeeping 10, und niemand muss darauf vertrauen, nicht den falschen Bildschirm zu öffnen.
Wer hat den Datensatz dieses Gastes gelesen — und wann
Logins, Aufrufe der Buchungsliste, Preisänderungen, Rabatte und Erstattungen werden mit Nutzer, Zeitstempel, IP und einem strukturierten Änderungsprotokoll festgehalten. Fragt ein Gast, wer auf seine Daten zugegriffen hat, ist die Antwort ein Filter statt einer Untersuchung.
Ein KI-Assistent mit denselben Rechten wie ein Mensch
Die Assistenten von HotPilot verbinden sich über einen eingegrenzten Endpunkt, bei dem jede Aktion auf das beschränkt ist, was die angemeldete Rolle im Admin darf. Tokens werden pro Client ausgestellt und sind mit einem Klick widerrufbar, und KI-Aktionen landen im selben Audit-Log wie menschliche.
Der Housekeeping-Bereich braucht keine Umsatzzahlen
Sechs Standardrollen decken die übliche Hotelstruktur ab, und jede gewährt eine präzise Teilmenge von 153 Operationen. Rolle duplizieren, anpassen, zuweisen — die Rezeption bekommt 32 Operationen, Housekeeping 10, und niemand muss darauf vertrauen, nicht den falschen Bildschirm zu öffnen.
Wer hat den Datensatz dieses Gastes gelesen — und wann
Logins, Aufrufe der Buchungsliste, Preisänderungen, Rabatte und Erstattungen werden mit Nutzer, Zeitstempel, IP und einem strukturierten Änderungsprotokoll festgehalten. Fragt ein Gast, wer auf seine Daten zugegriffen hat, ist die Antwort ein Filter statt einer Untersuchung.
Ein KI-Assistent mit denselben Rechten wie ein Mensch
Die Assistenten von HotPilot verbinden sich über einen eingegrenzten Endpunkt, bei dem jede Aktion auf das beschränkt ist, was die angemeldete Rolle im Admin darf. Tokens werden pro Client ausgestellt und sind mit einem Klick widerrufbar, und KI-Aktionen landen im selben Audit-Log wie menschliche.
DIE DOKUMENTE
Datenschutzerklärung, AGB, Cookies und Unterauftragsverarbeiter
Der vollständige Rechtsteil ist öffentlich — samt der Liste jedes Unterauftragsverarbeiters, der Daten berührt, und wofür er eingesetzt wird.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über Sicherheit und Compliance bei HotPilot wissen müssen.
Online
Auf verwalteter Infrastruktur in der Europäischen Union, mit Transportverschlüsselung auf jeder Verbindung und Verschlüsselung sensibler Felder im Ruhezustand. Wenn Sie für einen Due-Diligence-Fragebogen die konkrete Region oder den Anbieter benannt brauchen, fragen Sie — wir geben es Ihnen schriftlich.
Online
Ja. Sie bleiben Verantwortlicher, HotPilot handelt als Auftragsverarbeiter unter einem AVV. Wir führen ein Datenverzeichnis, das jede Kategorie personenbezogener Daten mit Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist verknüpft, sowie ein öffentliches Unterauftragsverarbeiter-Register.
Online
Nein. Kartendaten werden von Ihrem Payment-Gateway erfasst und erreichen unsere Datenbank nie. Wir behalten einen Gateway-Token und die letzten vier Ziffern, damit Mitarbeitende eine Karte zuordnen können — es gibt in unseren Systemen keine Kartennummer, die verloren gehen könnte.
Online
Nein. Die Mandantengrenze wird in der Datenschicht durchgesetzt und gilt damit für jede Abfrage der Plattform, statt davon abzuhängen, ob jede Entwicklerin an einen Filter denkt. Gruppen mit mehreren Häusern können bewusst hausübergreifenden Zugriff bekommen; standardmäßig wird nichts geteilt.
Online
Logins, Zugriffe auf personenbezogene Daten wie die Buchungsliste, Preisänderungen, Rabatte, Erstattungen, Rechteänderungen und Integrationsänderungen — jeweils mit Nutzer, Zeitstempel, IP und einem strukturierten Änderungsprotokoll. Einträge lassen sich nach Nutzer, Aktion und Datum filtern.
Online
Gästedatensätze lassen sich auf Anfrage exportieren oder löschen, einschließlich Anonymisierung, wenn eine Buchung aus buchhalterischen Gründen bestehen bleiben muss. Aufbewahrungsregeln laufen zudem automatisch, damit Daten nicht über ihre Frist hinaus liegen bleiben, während jemand auf eine Anfrage wartet.
Online
Ja. Wir füllen gerne Lieferantenfragebögen aus, führen Ihr Team durch die Architektur und stellen Datenverzeichnis, AVV und Unterauftragsverarbeiter-Liste bereit. Melden Sie sich, und wir beginnen mit dem, was Ihr Prozess verlangt.
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