ESTI-Meldungen. Automatisch. Pünktlich.
HotPilot übernimmt Ihre verpflichtenden ESTI-Touristenmeldungen automatisch – Gastdaten werden aus jeder Buchung übernommen und ohne manuellen Aufwand an die Tourismusbehörde übermittelt.
Das Problem
ESTI ist eine gesetzliche Pflicht.
Keine optionale Funktion.
Hotels in Bulgarien sind gesetzlich verpflichtet, jeden anreisenden Gast innerhalb eines strengen Zeitrahmens im ESTI-System zu registrieren. Für stark ausgelastete Betriebe in der Hochsaison bedeutet dies häufig die manuelle Eingabe von Gastdaten für jede Anreise – genau zu den hektischsten Zeiten des Tages, wenn die Rezeption bereits mit Check-ins, Telefonaten und Gästewünschen beschäftigt ist. Verspätete oder fehlende Meldungen sind nicht nur ein administratives Problem – sie können zu Bußgeldern und Compliance-Verstößen führen. Da die Daten bereits im Buchungssystem vorhanden sind, ergibt eine erneute manuelle Eingabe keinen Sinn.
Die Lösung
Gast kommt an. ESTI wird gemeldet. Automatisch.
HotPilot liest die Gastdaten aus jeder Buchung aus – Name, Nationalität, Dokumenttyp, Dokumentnummer sowie An- und Abreisedaten – und übermittelt sie automatisch an das ESTI-System, sobald der Gast eingecheckt wird. Ihr Rezeptionsteam bestätigt lediglich die Anreise in HotPilot, und die ESTI-Meldung läuft im Hintergrund. Kein separates System. Keine doppelte Dateneingabe. Kein Risiko, es in einem stressigen Moment zu vergessen.
Funktionen
Standardmäßig gesetzeskonform.
Ohne zusätzlichen Aufwand.
Gast einchecken. ESTI wird gemeldet.
Sobald Ihr Rezeptionsteam einen Gast in HotPilot als eingecheckt markiert, stellt das System automatisch die erforderlichen ESTI-Daten zusammen und übermittelt sie an die Tourismusregistrierungsplattform. Der Status der Übermittlung wird in Echtzeit bestätigt und protokolliert. Kein zweiter Schritt, keine separate Anmeldung und kein Kopieren von Daten zwischen Systemen.
Nie wieder unvollständige Gastdaten übermitteln
Für ESTI-Meldungen werden bestimmte Dokumentinformationen benötigt – Ausweisnummer, Nationalität und Dokumenttyp –, die bei der Buchung nicht immer erfasst werden. HotPilot kennzeichnet Gäste mit unvollständigen Daten bereits vor der Anreise, sodass Ihr Team genügend Zeit hat, die fehlenden Informationen einzuholen und die Meldung rechtzeitig abzuschließen. Keine fehlgeschlagenen Meldungen ohne Hinweis.
Vollständige Dokumentation jeder Übermittlung
Jede über HotPilot durchgeführte ESTI-Meldung wird mit einem vollständigen Audit-Trail gespeichert – wer gemeldet wurde, wann die Meldung erfolgte, welcher Benutzer sie ausgelöst hat und welche Antwort das ESTI-System zurückgegeben hat. Diese Informationen stehen jederzeit zur Verfügung und können für offizielle Zwecke exportiert werden. Falls Rückfragen von Behörden entstehen, haben Sie alle Nachweise sofort griffbereit.
Gast einchecken. ESTI wird gemeldet.
Sobald Ihr Rezeptionsteam einen Gast in HotPilot als eingecheckt markiert, stellt das System automatisch die erforderlichen ESTI-Daten zusammen und übermittelt sie an die Tourismusregistrierungsplattform. Der Status der Übermittlung wird in Echtzeit bestätigt und protokolliert. Kein zweiter Schritt, keine separate Anmeldung und kein Kopieren von Daten zwischen Systemen.
Nie wieder unvollständige Gastdaten übermitteln
Für ESTI-Meldungen werden bestimmte Dokumentinformationen benötigt – Ausweisnummer, Nationalität und Dokumenttyp –, die bei der Buchung nicht immer erfasst werden. HotPilot kennzeichnet Gäste mit unvollständigen Daten bereits vor der Anreise, sodass Ihr Team genügend Zeit hat, die fehlenden Informationen einzuholen und die Meldung rechtzeitig abzuschließen. Keine fehlgeschlagenen Meldungen ohne Hinweis.
Vollständige Dokumentation jeder Übermittlung
Jede über HotPilot durchgeführte ESTI-Meldung wird mit einem vollständigen Audit-Trail gespeichert – wer gemeldet wurde, wann die Meldung erfolgte, welcher Benutzer sie ausgelöst hat und welche Antwort das ESTI-System zurückgegeben hat. Diese Informationen stehen jederzeit zur Verfügung und können für offizielle Zwecke exportiert werden. Falls Rückfragen von Behörden entstehen, haben Sie alle Nachweise sofort griffbereit.
Auswirkung
Compliance ohne Verwaltungsaufwand
aller Anreisen ohne manuelle erneute Dateneingabe registriert
Übermittlung beim Check-in – keine separate Aktion erforderlich
versäumte Meldungen bei vollständigen Dokumentdaten
Audit-Trail für jede Prüfung sofort verfügbar
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über diese Funktion wissen müssen.
Online
Die ESTI-Meldung ist in allen HotPilot-Tarifen für Unterkünfte in Bulgarien verfügbar. Die Funktion wird während des Onboardings mit Ihren ESTI-Zugangsdaten eingerichtet und aktiviert – kein separates Abonnement oder technisches Setup erforderlich.
Online
HotPilot markiert die Meldung als ausstehend und behält sie in Ihrer Warteschlange, bis sie abgeschlossen werden kann. Sobald der Gast sein Dokument vorlegt, können Sie die Meldung direkt über die Rezeption-Oberfläche von HotPilot abschließen. Das System verfolgt außerdem, wie lange Meldungen ausstehen, damit Sie diese priorisieren können.
Online
Ja. Dokumentinformationen, die für ESTI-Zwecke erfasst werden, werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich zur Erfüllung der gesetzlichen Registrierungspflichten verwendet. Der Zugriff ist auf autorisierte Benutzer innerhalb Ihres Unterkunftskontos beschränkt, und die Datenspeicherung erfolgt gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Online
HotPilot stellt Meldungen in eine Warteschlange und versucht die Übermittlung automatisch erneut, sobald das ESTI-System wieder verfügbar ist. Ihre Rezeption wird über fehlgeschlagene Meldungen informiert, und der Status der Wiederholungsversuche ist im Dashboard sichtbar, sodass während eines Ausfalls nichts verloren geht oder vergessen wird.
Bleiben Sie gesetzeskonform.
Ohne Verwaltungsaufwand.
Richten Sie die automatische ESTI-Meldung in wenigen Minuten ein. Jede Anreise wird registriert. Ihr Team kann sich auf Gäste konzentrieren – nicht auf Behördenportale.